IR ADVANCE C5540F IIは、ビジュアルメッセージ機能を搭載しています。社員様への情報発信が多く既存の情報発信ツールでは限界に来てしまうこともあるため、社員のだれもが使う複合機を情報発信の場として活用することでより社員様の目につきやすく情報共有が可能となっています。あらかじめ設定をしておけば複合機を利用する前に液晶に表示させることで、情報を簡単に共有することができます。多様なフォーマットに対応し、手軽に画像作成も行うことができます。また、バックアップ機能も搭載されているため、不測の事態で設定データが破損してしまった場合にすばやく設定が元通りになりすばやい復旧が可能となります。定期的にバックアップしてくれるため不要な手間がかかることもなく運用が可能となっています。印刷時はＣＳトナーでの安定した色味で高画質な印刷が可能となっております。さらにカラークオリティーへの影響が少ない裏移り除去機能もあり印刷に関しても満足していただける仕様となっています。