コピー機の耐用年数は？減価償却やリース契約との関係も解説

ビジネスシーンでよく使われるコピー機は、どのくらいの期間使用できるのでしょうか。また、コピー機のような高い機器は減価償却として経費に計上できるものの、どのような方法で行えばいいのかわからない人もいることでしょう。

本記事では、コピー機の耐用年数や減価償却の方法、少額減価償却資産の特例について解説していきます。

コピー機の耐用年数とは

一般的に、コピー機の法定耐用年数は5年と定められています。しかし、法定耐用年数はあくまでも税法上で設定されている年数であり、必ずしも製品自体の耐用年数に直結するというわけではありません。

また、機器の使用頻度やメンテナンスの実施状況によって、寿命は変化します。メーカーのなかには、5年以外の耐用年数を設けていることも少なくありません。そのため、10年、15年と機器を使い続けている会社も多く存在します。

また、コピー機のような高額な機器は、購入した際に減価償却として会計処理をします。そのため、法定耐用年数を満たずに故障してしまえば、減価償却による税金軽減が適用されません。

余計な税金を支払うことになるため、コピー機を使用している会社にとって損失になる可能性があります。故障の原因はさまざまありますが、使用目的に適したコピー機を選定して定期的にメンテナンスを行うことが、長く使い続けられる方法の一つです。

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コピー機の減価償却の方法

コピー機の減価償却の方法は、「定率法」と「定額法」の2つです。ただし、法人の場合は原則として定率法が適用されます。
減価償却とは、事業に使った費用を一つの年に全額計上するのではなく、耐用年数に応じて分割計上していく方法のこと。減価償却を用いるのは、毎年正確な損益を算出するためです。支払った費用をまとめて計上すると、その年が赤字になる可能性があります。そうならないために、高額な製品を購入した際は減価償却を行います。

定率法

定率法とは、毎年の残存価額から一定の割合で償却していく方法のこと。年々償却金額が減少していくのが特徴です。計算方法は以下のようになります。

• 1年目：取得金額×定率法の償却率
• 2年目以降：未償却残高×定率法の償却率

定率法の償却率は「0,4」ですが、計算結果が償却保証額を下回ると、「改定償却率」を使って計算します。たとえば取得金額100万円の場合は、100万円×保障率0.10800＝10.8万円が償却補償額です。10.8万円を下回る年からは「改定償却率0.5」を用います。
具体的には以下の計算方法をご覧ください。

• 1年目：100万円×0.4＝40万円
• 2年目：（100万円-40万円）×0.4＝24万円
• 3年目：（100万円-40万円-24万円）×0.4＝14.4万円
• 4年目：（100万円-40万円-24万円-14.4万円）×0.5＝10.8万円
• 5年目…（100万円-40万円-24万円-14.4万円-10.8万円）×0.5-1円＝10万7,999円
• 残存価額…1円

最後に、残存価額である「1円」を残します。定率法で償却費を計上すると定額法に変更することはできないため、よく検討してから方法を決めましょう。

定額法

定率法とは、取得金額を耐用年数で割り、毎年一定の額で償却する方法のことです。取得金額には、購入費用以外にも、購入するために発生した運賃や、購入手数料なども含まれます。

たとえば、100万円のコピー機を購入した場合は以下のような計算になります。

• 取得金額100万円÷法定耐用年数5年＝毎年20万円償却

最後に残存価額である「1円」を残すために、5年目の償却額は「19万9,999円」です。残存価額を設けることで、償却後も資産の価値がゼロではないことを表します。

少額減価償却資産の特例

オフィスで10万円以上の製品を購入する際は、減価償却の実施が必要です。

しかし、少額減価償却資産の特例に基づき、従業員数1,000人未満で青色申告する個人事業主や、資本金1億円以下の法人は、取得金額30万円未満であれば、まとめて計上してもよいことになっています。つまり、30万円未満という条件をクリアすれば、わざわざ減価償却を行う必要はありません。

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リース契約と耐用年数の関係

多くのリース会社では、リース契約の期間を5年に設定しています。これは、法的にコピー機の耐用年数は5年が目安とされている背景があるためです。

しかし、必ずしも5年で契約しなくても問題ありません。仮に5年以上で契約した場合、分割回数が増えて月々の出費負担を減らせるのがメリットです。3年以下で契約した場合は、故障のリスクが減り、最新設備のコピー機を導入しやすくなります。

リース契約の期間を決める際は、使用頻度や使用目的、リース期間ごとのメリット・デメリットに着目して検討してみましょう。

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コピー機の耐用年数は5年！

コピー機の寿命は、法的には5年と定められています。そのため、多くのリース会社は5年の契約期間を設けています。しかし、これはあくまでも一つの目安であり、何年使い続けられるかは、使用頻度や劣化状況によって異なります。一般の方でまだ使用しても問題ないかどうかを判断するのは難しいため、プロの専門家に依頼して、状態を見てもらうとよいでしょう。

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