ランニングコストを削減するには

トナーの使用量は、コピー原稿により大きく差がつきます。ベタの多い原稿では、それだけ沢山のトナーを使用するし、文字だけの原稿であれば、トナーの使用は少なく抑えることができます。利用者がカウンター保守に加入していれば、このような心配は必要ありません。カウンター保守の場合、課金の方法はコピーの利用枚数で決定されるため、トナーの使用量は気にしなくても大丈夫です。しかし、キット契約やその他の保守契約を結んだ場合は、トナーの料金が大きくコストを左右するため、購入前に自分自身がコピーする原稿の種類を考慮する必要があります。特にカラートナーは料金が高いため、原稿の種類を確認することは必須です。なお、比較的安価なプリンターを購入する場合は、リサイクルトナーやノンブランド品など、インターネットでも手に入るものがあるので、それらを利用するのも有効です。ただし、リサイクルトナーやノンブランドトナーには粗悪なものも多く、実際に購入したが使えないというトラブルも多いため、事前に製品との相性を調べる必要があり、リスクを避けたい利用者には純正品をオススメします。

カウンター保守の場合、その契約を締結する過程で「基本料金（「最低料金」「最低基本料金」など呼び方は様々）」が設定される場合が少なくありません。基本料金はメーカーや機種によって金額は異なりますが、一般的にはコピーの月間最低使用枚数の下限を設定しています。例えば、基本料金5000円で、料金の中にモノクロコピー5000枚が含まれているケースの場合、１ヵ月に１枚しか印刷しなくても5000円の費用が発生します。つまり、基本料金は実際に利用するであろう月間枚数よりも少ない金額（枚数）で契約しないと無駄なコストが発生する可能性は高く、１枚当たり１円だと思って契約したのに、実際はそれ以上の単価になってしまうようなケースは少なくありません。販売店によっては、これらの基本料金を設定しないお店もあるので、事前に確認した方が良いでしょう。

文書を作成し、いざ印刷をしようとしたら一文字だけ何故か赤色にしてしまっていたという場合、カウンター保守を結んでいる機種では、たった一文字色がついているだけでもカラー印刷の扱いになります。モノクロとカラーではカウンター料金の差が大きいので、気付かず大量印刷をしてしまうとかなりの痛手となりますし、トナーも無駄に消費されてしまいます。基本はモノクロで印刷される設定をしておき、カラー印刷したい時にだけ設定を変えるようにすることや、ジョブホールド機能を使って印刷前にディスプレーで確認するなど、普段からの心がけも重要です。